Lai izveidotu efektīvu darba grafiku, izmantojot tiešsaistes rīkus, ir nepieciešama laba plānošana, komunikācija un pareizās funkcijas izvēlētajā programmatūrā. Ieguldot pietiekamu izpētes darbu tā izvēlē, ilgtermiņā iespējams ietaupīt daudz laika un enerģijas personāla pārvaldībai.
Katram uzņēmumam var būt nepieciešams atšķirīgs darba grafiks, no pavisam vienkāršas plānošanas un kopīgošanas, ko iespējams paveikt arī ar Google kalendāru, līdz sarežģītākām daudzpakāpju operācijām, kurām vajadzīga īpaša pieeja.
Kas jāņem vērā, veidojot darba grafiku
Lai izveidotu darba grafiku, kas ne tikai fiksē termiņus un atbildību, tas jādara pareizi. Pirmkārt, jānosaka komandas lomas, pieejamību, termiņus un maiņu vajadzības.
Otrkārt, jāprecizē darba laiku, kas īpaši būtiski attālinātā darba vai nepilna darba laika gadījumā.
Skaidras prioritātes un termiņi
Nosakot skaidras uzdevumu prioritātes vai termiņus, vērts atcerēties noteiktas atzīmes vai krāsas izmantošanu, lai skaidri nošķirtu steidzamus, svarīgus vai rutīnas darbus.
Tāpat plānošanu atvieglos reālu termiņu piešķiršana, izmantojot grafiku vai kalendāra skatu. Darbs netiks paveikts ātrāk, ja tam tiks noteikts reāli neizpildāms termiņš – tā var tikai radīt nevajadzīgu spriedzi uzņēmumā. No otras puses, saprātīgi izvirzītu termiņu ļoti svarīgi arī ievērot.
Pārredzami uzdevumi un maiņas
Izmantojot darba grafika izveides rīkus, ieteicams katru uzdevumu vai maiņu piešķiriet konkrētai personai, tādējādi atvieglojot arī kontroli un atskaites par paveikto.
Tāda funkcija kā kalendāra sinhronizācija ļaus izvairīties no pārklāšanās un dubultas darba laika vai citu resursu rezervēšanas.
Kā palīdz uzdevumu automatizācija
Lai samazinātu manuālo darbu grafika veidošanā un saglabātu uzdevumu izveides konsekvenci, vērts izmantot automatizācijas funkcijas, lai atkārtotu ikdienas, nedēļas vai mēneša uzdevumus.
Daudzu uzņēmumu kļūda ir atvēlēt pārāk maz laika darba izpildei, jo netiek ņemta vērā cilvēciska vajadzība pēc elastības un pārtraukumiem. Noteikti jāieplāno arī tie, domājot par gala izpildes termiņiem!
Mūsdienu attālinātā darba laikmetā varētu būt nepieciešams ņemt vērā pat laika zonas un personīgos darba ritmus. Tas var būt īpaši noderīgi, plānojot sapulces un attālinātas sarunas.
Paziņojumi, atgādinājumi un pielāgošana
Lai izvairītos no elementārām cilvēciskām kļūdām, darba laika grafika plānotājā vērts ieslēgt brīdinājumus par gaidāmajiem termiņiem vai maiņu sākumu.
Nodrošiniet, ka komanda tiek informēta par izmaiņām reālajā laikā!
Lai plānošanas rīki “nepārklātos ar putekļiem”, katru nedēļu ieteicams pārskatīt produktivitāti vai apmeklējumu. Izmantojot iebūvētos pārskatus, analizējiet pozīcijas, kas darbojas lieliski un kur novērojamas problēmas, kuras jāatrisina pēc iespējas ātrāk.
Kā noderīgs plānošanas līdzeklis izmantojami arī te izmantojami krāsu kodi, lai atšķirtu grafiku pēc komandas, prioritātes vai uzdevuma veida. Savukārt diagrammas vai kalendāra skati palīdzēs grafiku efektīvāk vizualizēt, bet e-pasta integrācija atvieglos saziņu.
Vieglāka algu aprēķināšana
Izmantojot tiešsaistes darba laika uzskaiti un darba grafikus, varēsiet vieglāk un precīzāk aprēķināt darba samaksu – algas, honorārus, bonusus un citus regulāros vai vienreizējos maksājumus. Tiešsaistes rīki daudzos gadījumos var automātiski aprēķināt algas, ieskaitot virsstundas un atvaļinājumu atlikumus, tādējādi samazinās strīdi par algām un administratīvās izmaksas.
Šīs sistēmas arī palīdz nodrošināt atbilstību vietējiem un starptautiskiem darba tiesību aktiem attiecībā uz darba laiku, atpūtas laiku un virsstundu ierobežojumiem, kā arī izveido audita izsekojamību juridiskai vai normatīvai pārbaudei.
Vispārēji jāatzīst, ka tiešsaistē pieejamie darba laika uzskaites un grafika rīki ļauj nodrošināt labāku resursu sadali uzņēmumā, sniedzot personāla vadītājiem pārskatu par darbinieku produktivitāti un izmantošanu; palīdz darbinieku plānošanā un novērš darbinieku pārpalikumu vai trūkumu.
